Agentur für KI-Automatisierung Österreich | Claviso

Von Markus Mair · Lesezeit ca. 8 Minuten

Weniger manuelle Arbeit. Schnellere Abläufe. Mehr Zeit für das eigentliche Geschäft.

Claviso ist eine österreichische Agentur für KI-Automatisierung für Handwerksbetriebe und lokale Dienstleister. Wir entwickeln individuelle Automatisierungen für Leads, Kundenanfragen, Terminvereinbarung, E-Mail, CRM und wiederkehrende Geschäftsprozesse.

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KI-Automatisierung, die im Alltag wirklich Arbeit abnimmt

KI bringt Deinem Unternehmen wenig, wenn sie nur eingesetzt wird, weil gerade jeder darüber spricht.

Interessant wird sie dort, wo Menschen jeden Tag wiederkehrende Aufgaben erledigen: Kundenanfragen übertragen, Daten ins CRM eintragen, Leads nachfassen, Termine koordinieren, E-Mails sortieren oder Informationen zwischen mehreren Systemen kopieren.

Genau dort setzt Claviso an.

Wir analysieren bestehende Abläufe und automatisieren die Teile, die unnötig Zeit kosten oder regelmäßig zu Verzögerungen führen.

Dabei müssen Deine vorhandenen Systeme nicht automatisch ersetzt werden. Häufig ist es sinnvoller, bestehende Software miteinander zu verbinden und die Arbeit zwischen den Systemen zu automatisieren.

Was lässt sich mit KI automatisieren?

Lead-Automatisierung

Neue Anfragen können automatisch erfasst, strukturiert, qualifiziert und weitergeleitet werden. So kann beispielsweise aus einer Website-Anfrage automatisch ein neuer CRM-Kontakt entstehen, der zuständige Mitarbeiter informiert und ein Follow-up vorbereitet werden.

Kundenanfragen automatisch bearbeiten

Anfragen aus Website, E-Mail oder anderen digitalen Kanälen lassen sich automatisch analysieren.
Eine KI kann beispielsweise erkennen:

• worum es bei der Anfrage geht,

• welche Leistung benötigt wird,

• welche Informationen bereits vorhanden sind,

• welche Angaben noch fehlen,

• wie dringend die Anfrage ist.

Danach kann automatisch der passende nächste Schritt ausgelöst werden.

E-Mail-Automatisierung

E-Mails müssen nicht immer manuell gelesen, sortiert und übertragen werden.
Automatisierungen können beispielsweise:

• Nachrichten kategorisieren,

• Informationen extrahieren,

• Daten in andere Systeme übertragen,

• Antwortentwürfe erstellen,

• Mitarbeiter benachrichtigen,

• Folgeprozesse auslösen.

Terminvereinbarung

Qualifizierte Interessenten können automatisch zur Terminbuchung geführt werden. Anschließend lassen sich Termine, Erinnerungen, Kontaktdaten und weitere Informationen automatisch in bestehende Systeme übernehmen.

CRM-Automatisierung

Kontaktdaten und Statusinformationen werden häufig mehrfach manuell gepflegt.
Automatisierungen können Daten zwischen:

• Formularen,

• E-Mail,

• CRM,

• Kalender,

• internen Systemen

synchronisieren und Folgeprozesse automatisch auslösen.

Angebotsprozesse

Auch vor der eigentlichen Angebotserstellung entsteht oft viel manuelle Arbeit.
KI und Automatisierung können dabei helfen:

• Kundeninformationen zu strukturieren,

• fehlende Angaben zu erkennen,

• Daten zusammenzuführen,

• Informationen für die Angebotserstellung vorzubereiten,

• Follow-ups nach Angeboten auszulösen.

KI-Chatbots

Individuelle KI-Chatbots können mehr als nur Standardfragen beantworten.
Sie können beispielsweise:

• Informationen sammeln,

• Interessenten vorqualifizieren,

• häufige Fragen beantworten,

• passende Leistungen erklären,

• Termine vermitteln,

• weitere Prozesse starten.

Voice AI

KI-Sprachassistenten können telefonische Anfragen entgegennehmen und Informationen strukturiert erfassen.
Je nach Anwendungsfall können daraus beispielsweise entstehen:

Anruf → Anfrage erfassen → qualifizieren → CRM aktualisieren → Mitarbeiter informieren → Termin anbieten

Interne Workflows

Nicht jede wertvolle Automatisierung ist für den Kunden sichtbar.
Auch interne Aufgaben können automatisiert werden, zum Beispiel:

• Dateneingabe,

• Dokumentenverarbeitung,

• interne Benachrichtigungen,

• Datenübertragung,

• Zusammenfassungen,

• wiederkehrende administrative Abläufe.

KI-Automatisierung für Handwerksbetriebe

Im Handwerk entsteht ein großer Teil der Büroarbeit nicht bei der eigentlichen Leistung, sondern rundherum. Kunden schreiben E-Mails. Telefonische Anfragen müssen nachbearbeitet werden. Informationen fehlen. Termine müssen koordiniert werden. Angebote werden vorbereitet. Leads müssen nachverfolgt werden.

Ein automatisierter Prozess könnte beispielsweise so aussehen:

Kundenanfrage
↓
Informationen automatisch erfassen
↓
Anfrage analysieren und kategorisieren
↓
Lead qualifizieren
↓
CRM aktualisieren
↓
zuständigen Mitarbeiter informieren
↓
Termin anbieten
↓
Follow-up auslösen

Der Mitarbeiter erhält damit nicht einfach irgendeine Nachricht, sondern eine bereits strukturierte Anfrage.
Das Ziel ist nicht, Menschen durch KI zu ersetzen.
Das Ziel ist, ihnen Arbeit abzunehmen, für die keine menschliche Aufmerksamkeit notwendig ist.

→ KI-Automatisierung für Handwerksbetriebe

KI-Automatisierung für lokale Dienstleister

Lokale Dienstleistungsunternehmen haben häufig ein ähnliches Problem:

Der Kunde erwartet eine schnelle Reaktion, während im Tagesgeschäft kaum jemand permanent E-Mails, Website-Anfragen und Termine überwachen kann.

Automatisierungen können dabei helfen:

• neue Anfragen sofort zu erfassen,

• Interessenten vorzuqualifizieren,

• häufige Fragen zu beantworten,

• Termine zu vereinbaren,

• Leads automatisch nachzufassen,

• Daten ins CRM zu übertragen,

• wichtige Anfragen an Mitarbeiter weiterzugeben.

Dabei ist entscheidend:

Nicht jeder Prozess braucht KI.

Bei klaren Wenn-Dann-Abläufen reicht häufig eine klassische Automatisierung.

KI wird besonders dort interessant, wo Texte, Sprache oder andere unstrukturierte Informationen verstanden, kategorisiert oder individuell verarbeitet werden müssen.

Interner Link später:
→ KI-Automatisierung für lokale Dienstleister

So läuft ein KI-Automatisierungsprojekt mit Claviso ab

1. Prozess verstehen

Zuerst schauen wir uns an, wo in Deinem Unternehmen wiederkehrende manuelle Arbeit entsteht. Dabei interessiert uns weniger, wo man theoretisch KI einsetzen könnte, sondern wo tatsächlich Zeit verloren geht.

2. Automatisierungspotenzial bewerten

Nicht jede technisch mögliche Automatisierung ist wirtschaftlich sinnvoll. Wir priorisieren deshalb Prozesse, bei denen ein nachvollziehbarer Nutzen entstehen kann.

3. Workflow entwickeln

Anschließend wird der Ablauf technisch umgesetzt. Dafür können bestehende Systeme, Automatisierungsplattformen, APIs und KI-Modelle miteinander verbunden werden.

4. Testen und implementieren

Der Workflow wird anhand typischer Szenarien getestet. Besonders wichtig sind dabei auch Sonderfälle und Fehlerzustände – denn eine Automatisierung muss nicht nur im perfekten Standardfall funktionieren.

5. Optimieren

Nach der Einführung können Abläufe angepasst, erweitert oder weitere Automatisierungsmöglichkeiten identifiziert werden.

Technologien für KI-Automatisierung

Je nach Anwendungsfall arbeitet Claviso unter anderem mit:

n8n

Für individuelle und umfangreichere Workflow-Automatisierungen sowie die Verbindung verschiedener Systeme.

Make

Für visuelle Automatisierungen und Integrationen zwischen unterschiedlichen Anwendungen.

OpenAI

Für KI-gestützte Verarbeitung wie Textanalyse, Klassifizierung, Extraktion, Zusammenfassung oder Generierung.

Anthropic Claude

Für KI-basierte Verarbeitung und intelligente Workflows, abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall.

APIs & Webhooks

Damit bestehende Systeme miteinander kommunizieren können. Dazu gehören beispielsweise:

CRM-Systeme, E-Mail, Kalender, Formulare und andere Geschäftsanwendungen.

Der entscheidende Punkt ist nicht, welches Tool gerade populär ist.
Die Technik muss zum Prozess passen – nicht der Prozess zum Tool.

Was kostet KI-Automatisierung?

Eine individuelle KI-Automatisierung hat keinen sinnvollen Einheitspreis.
Der Aufwand hängt unter anderem davon ab:

• wie viele Systeme miteinander verbunden werden,

• welche Schnittstellen verfügbar sind,

• wie komplex der Ablauf ist,

• wie viele Entscheidungen im Workflow getroffen werden,

• welche KI-Funktionen benötigt werden,

• welche Sonderfälle berücksichtigt werden müssen,

• welche Anforderungen an Datenschutz und Betrieb bestehen.

Ein Workflow wie:
Kontaktformular → CRM → interne Benachrichtigung

ist wesentlich einfacher als:
Anfrage → KI-Analyse → Qualifizierung → CRM → Terminvereinbarung → personalisiertes Follow-up → Eskalation an Mitarbeiter.

Deshalb betrachten wir zuerst den tatsächlichen Prozess und können danach einschätzen, welcher technische Aufwand sinnvoll ist.

Wann lohnt sich KI-Automatisierung?

Automatisierung ist besonders interessant, wenn eine Aufgabe:

• häufig wiederholt wird,

• immer ähnlich abläuft,

• Informationen zwischen mehreren Systemen überträgt,

• schnelle Reaktionen erfordert,

• regelmäßig Mitarbeiterzeit bindet,

• oder durch manuelle Bearbeitung fehleranfällig ist.

Wenn eine Aufgabe zweimal im Monat fünf Minuten dauert, braucht sie wahrscheinlich keine komplexe KI-Lösung. Wenn mehrere Mitarbeiter dieselbe Aufgabe täglich durchführen, kann das anders aussehen.
Deshalb sollte die erste Frage nicht lauten:

„Wo können wir KI einsetzen?“

Sondern:

„Wo verlieren wir regelmäßig Zeit oder Geschäft, obwohl sich der Ablauf ständig wiederholt?“

→ Was kostet KI-Automatisierung?

Häufige Fragen zu KI-Automatisierung

Was macht eine Agentur für KI-Automatisierung?

Eine Agentur für KI-Automatisierung analysiert wiederkehrende Geschäftsprozesse und entwickelt Systeme, die bestimmte Arbeitsschritte automatisch übernehmen. Dafür werden bestehende Software, Automatisierungsplattformen, Schnittstellen und KI-Modelle miteinander verbunden.

Für welche Unternehmen eignet sich KI-Automatisierung?

KI-Automatisierung eignet sich besonders für Unternehmen mit wiederkehrenden digitalen Abläufen, beispielsweise bei Kundenanfragen, Leads, Terminvereinbarung, E-Mail-Kommunikation, CRM-Pflege oder internen Verwaltungsprozessen.

Ist KI-Automatisierung auch für kleine Unternehmen sinnvoll?

Ja. Entscheidend ist weniger die Unternehmensgröße als der jeweilige Prozess. Wenn ein Ablauf häufig vorkommt und regelmäßig Zeit kostet, kann sich eine Automatisierung auch für einen kleinen Betrieb lohnen.

Welche Prozesse können Handwerksbetriebe automatisieren?

Typische Möglichkeiten sind Kundenanfragen, Leadqualifizierung, Terminvereinbarung, Follow-ups, CRM-Pflege, E-Mail-Verarbeitung sowie Teile von Angebots- und Verwaltungsprozessen.

Muss bestehende Software ersetzt werden?

Nicht unbedingt. Viele Systeme lassen sich über APIs, Webhooks oder bestehende Integrationen verbinden. Ob dies möglich ist, hängt von der jeweils eingesetzten Software ab.

Arbeitet Claviso mit n8n und Make?

Ja. Claviso setzt unter anderem n8n und Make für Workflow-Automatisierungen ein und kombiniert diese je nach Anwendungsfall mit KI-Modellen und bestehenden Geschäftsanwendungen.

Was ist der Unterschied zwischen Automatisierung und KI-Automatisierung?

Klassische Automatisierungen folgen festgelegten Regeln. KI ergänzt solche Workflows dort, wo beispielsweise Texte verstanden, Inhalte kategorisiert, Informationen extrahiert oder individuelle Ergebnisse erzeugt werden müssen.

Was kostet eine Agentur für KI-Automatisierung in Österreich?

Die Kosten hängen vom Prozess, den eingesetzten Systemen, notwendigen Integrationen und der Komplexität der Automatisierung ab. Ein einfacher Workflow benötigt wesentlich weniger Entwicklungsaufwand als ein mehrstufiger Prozess mit KI, CRM, Terminbuchung und mehreren externen Anwendungen.

Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform möglich?

KI-Automatisierungen können datenschutzorientiert umgesetzt werden. Ob ein bestimmter Workflow sämtliche rechtlichen Anforderungen erfüllt, hängt jedoch von den verarbeiteten Daten, den eingesetzten Anbietern, Verträgen, Speicherorten und der technischen Architektur ab.

Weniger manuelle Arbeit. Mehr Zeit für Dein Geschäft.

Wenn sich Aufgaben in Deinem Unternehmen jeden Tag wiederholen, lohnt es sich zu prüfen, ob Teile davon automatisiert werden können.

Wir schauen gemeinsam darauf, wo KI-Automatisierung tatsächlich einen Nutzen bringt – und wo nicht.

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