Von Markus Mair · Lesezeit ca. 9 Minuten

Die meisten Anbieter beantworten die Kostenfrage mit "kommt drauf an". Das ist nicht falsch, aber unbrauchbar, wenn du entscheiden musst.

Deshalb hier ein durchgerechnetes Beispiel: ein Dienstleistungsbetrieb mit fünf Personen, ein automatisierter Prozess von der Anfrage bis zum Termin. Alle Zahlen sind Annahmen aus typischen Projekten, keine Preisliste. Aber die Struktur der Kosten ist übertragbar, und das ist der Teil, der bei der Entscheidung hilft.

Die vier Kostenblöcke, die es tatsächlich gibt

Es lohnt sich, sie zu trennen, weil sie unterschiedlich planbar sind.

Einmalig: Konzept und Aufbau. Prozessaufnahme, Kriterien festlegen, Bau, Test, Übergabe. Das ist der größte Block und der einzige, bei dem du verhandeln kannst.

Laufend: Software. Automatisierungs-Tool, gegebenenfalls CRM, Terminbuchung, Sprachmodell. Kalkulierbar und vergleichsweise niedrig.

Laufend: Betrieb und Anpassung. Der Block, der in Angeboten fehlt. APIs ändern sich, Prozesse ändern sich, Fehler treten auf. Ohne Budget dafür verfällt jede Automatisierung.

Verdeckt: interne Zeit. Deine Stunden für Prozessaufnahme, Tests und Einarbeitung. Realistisch sind fünf bis zehn Stunden bei einem einzelnen Prozess, und diese Zeit ist nicht optional.

Das Rechenbeispiel

Ausgangslage: fünf Personen, 60 Anfragen im Monat über Formular, Telefon und E-Mail, Angebotsprozess in Excel und Postfach, kein CRM. Automatisiert wird die Strecke von der Anfrage bis zum vorqualifizierten Termin plus die Nachfass-Sequenz für offene Angebote.

Einmalige Kosten

Bei einem Tagessatz im Bereich von 800 bis 1.200 Euro landet ein solches Projekt einmalig grob zwischen 4.500 und 8.000 Euro. Wird nur die Anfragestrecke gebaut und die Nachfass-Sequenz später ergänzt, halbiert sich der Einstieg.

Laufende Kosten pro Monat

Der Wartungsposten ist der, der am häufigsten gestrichen und am häufigsten gebraucht wird. Plane ihn ein, auch wenn du ihn intern abdeckst, dann eben als Stunden statt als Euro.

Die Gegenrechnung

Der Nutzen entsteht an drei Stellen, und nur die erste wird meistens gerechnet.

Zeit. 60 Anfragen, vorher 20 Minuten bis zur ersten sinnvollen Antwort, nachher 7 Minuten. Das sind 13 Stunden im Monat. Bewertet mit einem internen Stundenwert von 60 Euro sind das 780 Euro monatlich.

Vermiedene Termine ohne Passung. Vorher 6 von 20 Terminen ohne Passung, nachher 2. Vier Termine à 45 Minuten plus Anfahrt und Vorbereitung, konservativ 1,5 Stunden pro Termin, also 6 Stunden oder 360 Euro monatlich.

Nachgefasste Angebote. Bei 20 Angeboten im Monat und einer bisher nicht nachgefassten Hälfte: Wenn von diesen zehn Angeboten durch systematisches Nachfassen eines zusätzlich zusagt und der durchschnittliche Auftragswert 2.500 Euro beträgt, sind das 2.500 Euro Zusatzumsatz im Monat. Das ist die unsicherste Position in dieser Rechnung, und sie ist gleichzeitig die größte. Setz sie konservativ an oder lass sie zunächst weg.

Auch ohne die dritte Position liegt der monatliche Nutzen bei rund 1.140 Euro gegen laufende Kosten von 115 bis 360 Euro. Die einmaligen Kosten sind damit nach etwa fünf bis neun Monaten eingespielt.

Zwei Einschränkungen, die zu dieser Rechnung gehören: Gesparte Zeit wird nur zu Geld, wenn sie in bezahlte Arbeit oder Vertrieb fließt. Und die volle Wirkung stellt sich erst nach zwei bis drei Monaten ein, weil die Ausnahmen erst im Betrieb sichtbar werden.

Die Kärntner Förderungen 2026, die den Einstieg verändern

Für WK-Mitglieder in Kärnten sieht die Rechnung 2026 anders aus als in den Jahren davor, weil mehrere Schienen parallel laufen. Der Stand bezieht sich auf die aktuell veröffentlichten Richtlinien, prüf die Details vor der Antragstellung.

KI-Umsetzungsförderung von WK Kärnten und Land Kärnten. Sechs Beratungsstunden werden zu 100 Prozent gefördert, davon zwei Stunden für die Ausarbeitung eines konkreten Anwendungsfalls und vier Stunden für einen einfachen Prototyp. Der Stundensatz des Beraters darf 100 Euro netto nicht überschreiten, die Beratung ist pro Mitglied einmal möglich und muss innerhalb von zwölf Wochen nach Zusage abgeschlossen sein. Die Richtlinie gilt bis 31. Dezember 2026, das Budget ist auf rund 50 Projekte begrenzt.

KMU.DIGITAL 4.0 bundesweit. Für eine Strategieberatung werden 50 Prozent der Beratungskosten gefördert, maximal 1.000 Euro netto pro Unternehmen und Tool, insgesamt maximal 3.000 Euro je Förderschiene. Anträge für Beratungsleistungen sind seit 12. Jänner 2026 möglich, die aufbauende Umsetzungsförderung war für das zweite Quartal 2026 angekündigt.

Strategie.Impuls Kärnten. 50 Prozent Zuschuss auf Beratungskosten bis maximal 7.500 Euro, anerkannter Tagsatz maximal 1.500 Euro. Diese Schiene ist die relevante, wenn aus dem Prototyp ein größeres Vorhaben wird.

Geförderte Betriebsberatung 2026 der WK Kärnten. 50 Prozent, maximal 250 Euro, für Marketing, Nachhaltigkeit, Innovation, Personal und Gesundheit. Klein, aber kombinierbar mit angrenzenden Themen.

Eine Regel, die man kennen muss: Eine Beratung, die aus einem anderen Programm gefördert wird, kann nicht doppelt gefördert werden. Die Schienen lassen sich also nacheinander für unterschiedliche Schritte nutzen, nicht gleichzeitig für denselben.

Praktisch heißt das für einen Kärntner Betrieb: Anwendungsfall und Prototyp lassen sich über die KI-Umsetzungsförderung ohne Eigenkosten abdecken. Erst der Ausbau zum produktiven System ist eine Investition, und dann weißt du bereits, ob die Sache funktioniert.

Woran du ein unseriöses Angebot erkennst

Vier Signale, die in diesem Markt häufig vorkommen:

Ein Festpreis ohne Prozessaufnahme. Wer dir eine Automatisierung anbietet, bevor er deine Abläufe und deine bestehenden Systeme gesehen hat, kalkuliert auf Verdacht. Die Differenz kommt später als Nachtrag oder als abgespeckter Umfang.

Keine Position für Wartung. Ein Angebot ohne laufenden Betrieb ist entweder unvollständig oder es rechnet damit, dass du nach dem Ausfall wieder anrufst.

Zusagen ohne Prüfung der Schnittstellen. Die Frage, ob deine Branchensoftware eine offene Schnittstelle hat, entscheidet über einen erheblichen Teil des Aufwands. Sie muss vor dem Angebot geklärt sein.

Prozentzahlen ohne Bezug. "60 Prozent Zeiteinsparung" ist als Obergrenze für saubere Fälle dokumentiert, unter anderem von der Wirtschaftskammer als Orientierungswert für wiederkehrende Prozesse. Als Versprechen für deinen konkreten Fall vor der Analyse ist es eine Zahl ohne Grundlage.

Häufige Fragen zu den Kosten von KI-Automatisierung

Was kostet eine einfache Automatisierung für einen Kleinbetrieb?
Ein einzelner, klar umgrenzter Prozess liegt einmalig typischerweise im Bereich von einigen Tagen Arbeit, laufend meist unter 100 Euro im Monat plus Wartung. Der Einstieg wird deutlich günstiger, wenn ein Prozess statt einer ganzen Prozesskette umgesetzt wird.

Rechnet sich Automatisierung bei nur einer Handvoll Vorgängen pro Woche?
Selten über Zeitersparnis, manchmal über Verlässlichkeit. Wenn ein vergessener Vorgang teuer ist, etwa eine versäumte Frist, kann sich Automatisierung auch bei geringer Frequenz rechnen. Bei reiner Zeitbetrachtung nicht.

Welche laufenden Kosten werden am häufigsten unterschätzt?
Wartung und Anpassung. Danach die Sprachmodell-Kosten bei stark steigendem Volumen und die internen Stunden für die Pflege von Daten und Wissensbasen.

Kann ich KI-Automatisierung in Österreich fördern lassen?
Ja. Für Kärntner WK-Mitglieder gibt es 2026 eine KI-Umsetzungsförderung mit sechs zu 100 Prozent geförderten Beratungsstunden, bundesweit läuft KMU.DIGITAL mit 50 Prozent bis 1.000 Euro netto pro Tool. Details und Budgetstand ändern sich, deshalb vor Projektbeginn prüfen. Wichtig: Der Antrag muss vor Projektstart gestellt werden.

Der nächste Schritt

Rechne für deinen häufigsten wiederkehrenden Prozess zwei Zahlen aus: Durchläufe pro Monat und Minuten pro Durchlauf. Multipliziert mit deinem internen Stundenwert hast du die Obergrenze dessen, was Automatisierung dort wert ist. Alles darüber ist kein Projekt.

Wenn du eine belastbare Zahl für deinen Betrieb willst: In der kostenlosen Automatisierungs-Analyse gehen wir deine Prozesse durch, schätzen Aufwand und Nutzen für den ersten Anwendungsfall und prüfen, welche Förderschiene für dein Vorhaben in Frage kommt.